1. Contexte & objectifs
Le besoin exprimé consiste à enrichir l'application Easy Pointage existante avec un nouveau bloc métier dédié à la gestion de flotte de véhicules et à la gestion des ordres de mission. L'objectif n'est pas de lancer une application parallèle, mais d'ajouter de nouveaux modules cohérents avec l'architecture déjà déployée afin de centraliser les opérations, les validations, les justificatifs signés et les analyses croisées avec les dépenses.
Le principe directeur est le suivant : les modules flotte et ordres de mission seront ajoutés dans Easy Pointage,
avec les mêmes utilisateurs, les mêmes profils d'accès, le même socle technique Laravel / Angular et les mêmes
mécanismes de traçabilité documentaire déjà présents dans le système.
Objectifs métier
- Structurer les référentiels véhicules, types et marques.
- Suivre les véhicules avec leurs caractéristiques administratives, techniques et fiscales.
- Gérer les échéances assurance, impôt, visite technique et maintenance récurrente.
- Digitaliser la demande, validation, impression et archivage des ordres de mission.
Résultats attendus
- Vue consolidée de la flotte et des alertes à venir.
- Contrôle des demandes de caisse liées aux missions sur une semaine ou quelques jours.
- Lien optionnel entre dépenses et ordre de mission pour les rapports de rapprochement.
- Archivage de la pièce signée directement dans le système.
Objectifs métiers prioritaires
| Axe | Problème actuel | Cible dans Easy Pointage |
|---|---|---|
| Flotte véhicules | Informations dispersées entre fichiers, mails et documents physiques. | Base structurée unique avec référentiels et fiches véhicules complètes. |
| Échéances | Risque d'oubli des dates d'assurance, impôt ou visite technique. | Alertes, dashboard d'échéances et historique des paiements. |
| Ordres de mission | Demandes manuelles sans traçabilité homogène ni rapprochement automatique. | Workflow initié par le conducteur, validation, impression, scan signé et suivi. |
| Rapports | Difficulté à croiser dépenses terrain et missions planifiées. | Rapprochement analytique via un lien optionnel entre dépense et ordre de mission. |
2. Périmètre fonctionnel
2.1 Rôles et matrice de permissions
| Rôle | Droits principaux | Commentaires |
|---|---|---|
| Administrateur | Paramétrage complet, consultation globale, gestion des validations. | Accès à tous les modules et aux pièces jointes. |
| Responsable flotte | Création et mise à jour des véhicules, échéances, réparations, alertes. | Peut alimenter les documents administratifs et techniques. |
| Conducteur | Consultation de ses véhicules autorisés, création d'ordres de mission. | Initie la demande de caisse pour une semaine ou des jours spécifiques. |
| Validateur | Validation ou refus des ordres de mission, commentaire de décision. | Selon l'organisation, peut être N+1, direction ou finance. |
| Comptabilité / caisse | Consultation des missions validées et rapprochement avec les dépenses. | Exploite le lien avec les modules de dépenses existants. |
| RH / Administration | Gestion des contrats, consultation des échéances, suivi des renouvellements. | Pilote les alertes CDD, les pièces contractuelles et les échéances salariés. |
2.2 Modules fonctionnels à ajouter
Bloc Flotte
- Types de véhicule.
- Marques de véhicule.
- Fiches véhicules complètes.
- Paiements assurances.
- Paiements impôts.
- Visites techniques.
- Réparations et maintenance récurrente.
Bloc Missions
- Types d'ordre de mission.
- Ordres de mission avec détail par jour.
- Workflow en attente de validation.
- Impression du document officiel.
- Ajout de la pièce signée dans le système.
- Rapprochement analytique avec les dépenses.
Bloc CRM
- Base clients et contacts.
- Devis, commandes, factures clients.
- Paiements clients et soldes.
- Liaison des factures aux chantiers.
- Reporting chiffre d'affaires et bénéfice par client et projet.
Bloc RH & Contrats
- Types de contrats de travail.
- Contrats salariés avec pièces jointes.
- Suivi des échéances CDD.
- Alarmes de renouvellement et de fin de contrat.
- Dashboard RH de visibilité contractuelle.
Point important : ces modules seront ajoutés à Easy Pointage existant, avec intégration des utilisateurs, des conducteurs, des chantiers, des dépenses et du dépôt documentaire.
Point fonctionnel : la mission peut couvrir une semaine complète ou seulement certains jours spécifiques de la semaine, sans obliger la saisie de jours non concernés.
Point RH : les contrats de travail, en particulier les CDD, seront suivis dans le même système avec alarmes de fin, renouvellement et pièces contractuelles.
3. Référentiels & flotte
3.1 Référentiel types de véhicule
| Table | Champs | Usage |
|---|---|---|
| types_vehicules | libelle, description | Catégoriser la flotte : utilitaire, camion, pick-up, voiture légère, engin, etc. |
| Exemple libellé | Description |
|---|---|
| Voiture légère | Véhicule de service pour déplacements administratifs et commerciaux. |
| Pick-up | Véhicule terrain mixte pour chantier et logistique légère. |
| Camion | Véhicule de transport de charge ou de matériel volumineux. |
| Utilitaire | Fourgon ou utilitaire d'intervention technique. |
3.2 Référentiel marques de véhicule
| Table | Champs | Usage |
|---|---|---|
| marques_vehicules | libelle, description | Standardiser la marque de rattachement de chaque véhicule. |
| Exemple libellé | Description |
|---|---|
| Toyota | Marque utilisée pour les pick-up et véhicules robustes de terrain. |
| Renault | Marque fréquemment utilisée pour véhicules légers et utilitaires. |
| Ford | Marque possible pour flotte de service et utilitaires. |
| Mitsubishi | Marque courante pour véhicules chantier et 4x4. |
3.3 Fiche véhicule détaillée
La fiche véhicule constitue l'entité principale du module flotte. Elle regroupe les attributs d'identification, de possession, de fiscalité, de consommation, de documentation et d'équipement pour alimenter à la fois le pilotage opérationnel et les futures analyses de coûts.
| Champ demandé | Description métier |
|---|---|
| matricule | Immatriculation ou identifiant visible du véhicule. |
| num_chassis | Numéro de châssis / VIN. |
| id_conducteur | Conducteur principal ou affecté par défaut. |
| prix_achat | Valeur d'acquisition pour suivi patrimonial. |
| image_vehicule | Photo du véhicule dans sa fiche. |
| id_type | Référence vers le type de véhicule. |
| id_marque | Référence vers la marque. |
| poids_vehicule | Poids utile ou administratif du véhicule. |
| date_mis_en_circulation | Date de première mise en circulation. |
| tax_tonage | Taxe de tonnage le cas échéant. |
| image_carte_grise | Scan ou photo de la carte grise. |
| if_has_gps | Indicateur de présence d'un dispositif GPS. |
| puissance_fiscale | Puissance fiscale pour la gestion administrative. |
| type_carburant | Gasoil, essence, hybride, etc. |
| prix_impot_annuel | Montant annuel de l'impôt du véhicule. |
| consomassation_par_litre_estimatif_par_100km | Consommation de référence pour calculer les demandes de carburant. |
La consommation estimative par 100 km sera réutilisée automatiquement dans les ordres de mission pour proposer un budget carburant cohérent à la date de la demande.
4. Échéances & maintenance
4.1 Paiements assurance, impôt et visite technique
Chaque véhicule doit pouvoir stocker plusieurs lignes historiques pour ses obligations récurrentes. Le modèle retenu repose sur des tables dédiées afin de garder des historiques propres, des documents associés et des dates de prochaine échéance.
| Table | Informations minimales | Fonction |
|---|---|---|
| vehicules_paiements_assurances | id_vehicule, date_paiement, date_debut, date_fin, montant, assureur, reference, piece_jointe | Historiser les primes d'assurance et déclencher les alertes d'expiration. |
| vehicules_paiements_impots | id_vehicule, exercice, date_paiement, montant, reference, piece_jointe | Tracer les règlements fiscaux annuels et les montants déclarés. |
| vehicules_visites_techniques | id_vehicule, date_visite, date_prochaine, centre, resultat, montant, piece_jointe | Suivre la conformité technique et prévenir les échéances à venir. |
4.2 Réparations et maintenance récurrente
| Table | Exemples de champs | Objectif |
|---|---|---|
| vehicules_reparations | id_vehicule, type_intervention, description, date_intervention, kilometrage, montant, garage, prochaine_echeance_date, prochaine_echeance_km, is_recurrente, piece_jointe | Conserver l'historique des réparations et programmer les rappels de maintenance. |
4.3 Dashboard des alertes et alarmes
Alertes calendaires
- Assurance arrivant à expiration.
- Impôt annuel bientôt dû.
- Visite technique proche ou dépassée.
- Maintenance planifiée par date.
Alertes d'exploitation
- Maintenance récurrente par kilométrage.
- Coût de réparation inhabituel.
- Véhicule bloqué administrativement.
- Écart consommation prévue / dépenses constatées.
flowchart LR
A[Fiche véhicule] --> B[Assurances]
A --> C[Impôts]
A --> D[Visites techniques]
A --> E[Réparations / Maintenance]
B --> F[Alertes échéance]
C --> F
D --> F
E --> G[Alertes maintenance]
G --> H[Dashboard flotte]
F --> H
Chaîne de suivi des obligations et de génération d'alertes.
5. Ordres de mission
5.1 Principe général
L'ordre de mission est initié par un conducteur. Il sert à demander une caisse pour financer une mission sur une semaine complète ou sur certains jours spécifiques de la semaine. La demande doit préciser le véhicule, la nature de l'ordre de mission, le prix du carburant par litre à la date de la demande ainsi que la consommation estimative par 100 km servant de base de calcul.
5.2 Entête ordres_missions
Un référentiel types_ordres_missions peut également être prévu avec un format simple libelle, description afin de classifier les demandes.
| Exemple type mission | Description |
|---|---|
| Suivi chantier | Déplacement planifié pour suivi d'avancement ou coordination terrain. |
| Dépannage | Intervention urgente ou corrective sur site. |
| Livraison / approvisionnement | Transport de matériel, pièces ou consommables. |
| Inspection / contrôle | Visite de vérification, audit ou contrôle qualité. |
| Champ | Description |
|---|---|
| id_user | Conducteur ou utilisateur initiateur. |
| id_type_ordre_mission | Type de mission : chantier, dépannage, livraison, inspection, etc. |
| id_vehicule | Véhicule retenu pour la mission. |
| prix_carburant_par_litre_a_date | Valeur enregistrée au moment de la demande. |
| consomassation_par_litre_estimatif_par_100km | Copie de la consommation de référence utilisée lors du calcul. |
| statut | Brouillon, en attente validation, validé, refusé, imprimé, signé, clôturé. |
| document_signe | Pièce scannée ou photo de la version signée. |
5.3 Détail ordres_missions_detail
| Champ | Description |
|---|---|
| date_jour | Jour précis concerné par la mission. |
| liste_id_projets | Liste de chantiers ou projets rattachés, en provenance de la table chantier existante. |
| objet_mission | Description courte de l'objectif de déplacement. |
| km_prevus | Kilométrage estimé pour le jour concerné. |
| carburant_mad | Budget carburant calculé ou saisi. |
| hotel_mad | Budget hôtel pour la journée. |
| repas_mad | Budget repas. |
| divers_mad | Autres frais prévus. |
5.4 Workflow cible
flowchart TD
A[Conducteur crée l'ordre] --> B[Statut brouillon]
B --> C[Soumission]
C --> D[En attente de validation]
D --> E{Décision}
E -->|Validé| F[Impression du document]
E -->|Refusé| G[Retour avec motif]
F --> H[Signature manuscrite]
H --> I[Ajout de la pièce signée]
I --> J[Mission exécutable et archivée]
Cycle de vie de l'ordre de mission dans Easy Pointage.
5.5 Règles métier clés
- Une mission peut couvrir une plage hebdomadaire complète ou uniquement des jours sélectionnés.
- Le conducteur ne doit sélectionner qu'un véhicule autorisé ou qui lui est affecté.
- Le prix carburant par litre est figé à la date de la demande pour garder une trace historique.
- La consommation de référence du véhicule peut être proposée automatiquement mais rester modifiable selon habilitation.
- La version signée doit être archivée sur la même fiche d'ordre de mission pour audit futur.
6. Intégration Easy Pointage
6.1 Modules existants réutilisés
| Module existant | Réutilisation prévue |
|---|---|
| Utilisateurs / conducteurs | Référencer les demandeurs, validateurs et conducteurs affectés aux véhicules. |
| Chantiers / projets | Alimenter liste_id_projets dans le détail journalier des missions. |
| Clients / tiers | Créer un socle CRM relié aux chantiers, aux documents commerciaux et au reporting. |
| Salariés / utilisateurs | Support des contrats de travail, des dates d'effet, des échéances CDD et des pièces RH. |
| Dépenses | Ajout d'un champ optionnel id_ordre_mission pour faire les rapprochements. |
| Gestion documentaire | Stockage des cartes grises, attestations, justificatifs et documents signés. |
| Tableaux de bord | Exposition des KPI flotte, dépenses et alertes dans les dashboards déjà utilisés. |
6.2 Lien avec les dépenses
Sur le module des dépenses, un champ optionnel id_ordre_mission sera ajouté. Cela permettra de croiser les dépenses réelles avec la mission d'origine, de distinguer les dépenses hors mission et de produire des rapports consolidés par ordre, véhicule, conducteur ou chantier.
| Cas de rapprochement | Valeur métier |
|---|---|
| Carburant réel vs carburant prévu | Mesurer l'écart budgétaire sur chaque mission. |
| Hôtel / repas / divers | Comparer les avances prévues avec les justificatifs saisis. |
| Dépenses par chantier | Répartir analytiquement les coûts de déplacement sur les projets liés. |
6.3 Architecture applicative
flowchart LR
A[Angular Easy Pointage] --> B[API Laravel existante]
B --> C[Tables Flotte]
B --> D[Tables Ordres de mission]
B --> E[Module Dépenses existant]
B --> F[Chantiers / Utilisateurs existants]
B --> I[Tables CRM Clients]
B --> J[Tables RH Contrats]
D --> E
C --> D
C --> G[Documents administratifs]
D --> H[Pièces signées]
I --> F
I --> E
J --> F
J --> H
Les nouveaux modules s'insèrent dans l'application actuelle sans créer une plateforme séparée.
7. CRM client & facturation
7.1 Base client
En complément des modules flotte et missions, Easy Pointage intégrera un bloc CRM opérationnel pour structurer la base client et tout le cycle commercial et financier associé. Le périmètre demandé couvre la base client, les devis, les commandes, les factures, les paiements clients et le lien entre facture et chantier afin de suivre précisément le chiffre d'affaires et la rentabilité.
| Table | Champs principaux | Usage |
|---|---|---|
| clients | code, raison_sociale, ice, if, rc, adresse, ville, telephone, email, contact_principal, plafond_credit, statut | Référentiel principal des clients et de leurs données de facturation. |
| clients_contacts | id_client, nom, fonction, telephone, email, is_principal | Gestion multi-contacts par client pour suivi commercial et opérationnel. |
7.2 Cycle devis, commande et facture
| Objet | Contenu attendu | Lien métier |
|---|---|---|
| Devis client | Entête, lignes, montant HT, TVA, TTC, validité, statut | Point d'entrée commercial avant engagement. |
| Commande client | Référence commande, date, source devis, conditions, statut | Formalise l'accord du client et prépare l'exécution. |
| Facture client | Numéro, date, échéance, montant, statut paiement, chantier lié | Document financier relié au projet et au client. |
Les factures seront liées aux chantiers dans Easy Pointage afin de consolider les revenus par projet. Cette liaison
permettra ensuite de comparer recettes, dépenses terrain, dépenses mission et coûts projet pour produire un bénéfice
net par chantier et par client.
7.3 Paiements clients
| Table | Champs principaux | Finalité |
|---|---|---|
| paiements_clients | id_client, date_paiement, mode_paiement, reference, montant, banque, piece_jointe, commentaire | Historiser les règlements reçus du client. |
| paiements_clients_factures | id_paiement_client, id_facture_client, montant_affecte | Permettre un paiement total ou partiel sur une ou plusieurs factures. |
7.4 Lien chantier, facturation et rentabilité
- Chaque facture client pourra être liée à un chantier principal, avec option de ventilation si plusieurs chantiers sont concernés.
- Chaque commande pourra hériter du chantier cible pour garder la continuité commerciale vers l'exécution.
- Les dépenses déjà gérées dans Easy Pointage, y compris celles liées aux ordres de mission, alimenteront le coût réel du chantier.
- Le bénéfice par projet sera calculé à partir des factures émises ou encaissées moins les coûts consolidés du chantier.
7.5 Workflow CRM recommandé
flowchart LR
A[Client] --> B[Devis]
B --> C[Commande client]
C --> D[Chantier / Exécution]
D --> E[Facture client]
E --> F[Paiement client]
D --> G[Dépenses chantier]
D --> H[Ordres de mission]
F --> I[Reporting CA client]
G --> J[Calcul bénéfice projet]
H --> J
E --> J
Chaîne CRM et rattachement à l'exécution chantier dans Easy Pointage.
7.6 Référentiel documentaire commercial
| Document | Pièces possibles | Usage |
|---|---|---|
| Client | Contrat cadre, ICE, RC, IF, documents de solvabilité | Constituer le dossier administratif du client. |
| Devis / commande | Version PDF, bon signé, échanges validés | Assurer la traçabilité de l'accord commercial. |
| Facture / paiement | Facture PDF, preuve de virement, reçu, avis bancaire | Justifier l'encaissement et la situation comptable. |
8. Contrats de travail
8.1 Référentiels et données contrat
Easy Pointage intégrera également un module de gestion des contrats de travail afin de centraliser le suivi RH et d'éviter les oublis sur les échéances des contrats à durée déterminée. Le besoin principal concerne les CDD, mais le modèle peut couvrir aussi les CDI, stages, intérim et prestations assimilées selon l'organisation retenue.
| Table | Champs principaux | Usage |
|---|---|---|
| types_contrats_travail | libelle, description | Référentiel des catégories : CDD, CDI, stage, intérim, prestation. |
| contrats_travail | id_user, id_type_contrat_travail, date_debut, date_fin, date_preavis, salaire_base, statut, fichier_contrat, commentaire | Contrat de travail principal avec suivi de validité et archivage documentaire. |
| contrats_travail_renouvellements | id_contrat_travail, date_renouvellement, nouvelle_date_fin, commentaire, piece_jointe | Historique des avenants et renouvellements, notamment pour les CDD. |
8.2 Gestion des échéances et alarmes CDD
Alertes attendues
- CDD arrivant à échéance dans 30 jours.
- CDD arrivant à échéance dans 15 jours.
- CDD expiré sans renouvellement saisi.
- Préavis ou action RH à enclencher.
Actions de pilotage
- Préparer renouvellement de contrat.
- Lancer un arbitrage RH / direction.
- Archiver avenant ou nouveau contrat signé.
- Bloquer les situations non conformes à traiter.
Le système d'alarme doit distinguer les contrats simplement proches de leur terme des contrats réellement expirés,
pour permettre aux RH de prioriser les actions. Les CDD constituent ici le point de contrôle prioritaire.
8.3 Workflow contrat de travail
flowchart LR
A[Création contrat] --> B[Contrat actif]
B --> C{Type CDD ?}
C -->|Oui| D[Surveillance échéance]
D --> E[Alerte 30/15 jours]
E --> F{Renouvelé ?}
F -->|Oui| G[Avenant / renouvellement]
G --> B
F -->|Non| H[Fin de contrat]
C -->|Non| I[Suivi standard]
Cycle de vie simplifié d'un contrat avec focus sur les échéances CDD.
8.4 Pièces documentaires RH
| Document | Usage | Observation |
|---|---|---|
| Contrat signé | Version de référence du contrat initial | Stockage dans Easy Pointage avec date d'effet. |
| Avenant / renouvellement | Justifier la prolongation ou la modification | Particulièrement utile pour les CDD renouvelés. |
| Pièces RH complémentaires | Support administratif | Selon les règles internes, sans sortir du périmètre documentaire actuel. |
9. Maquettes web
9.1 Dashboard flotte
9.2 Écran ordre de mission
9.3 Dashboard CRM client
9.4 Dashboard RH contrats
10. Modèle de données
erDiagram
USERS ||--o{ VEHICULES : affecte
TYPES_VEHICULES ||--o{ VEHICULES : classe
MARQUES_VEHICULES ||--o{ VEHICULES : marque
VEHICULES ||--o{ VEHICULES_PAIEMENTS_ASSURANCES : possede
VEHICULES ||--o{ VEHICULES_PAIEMENTS_IMPOTS : possede
VEHICULES ||--o{ VEHICULES_VISITES_TECHNIQUES : possede
VEHICULES ||--o{ VEHICULES_REPARATIONS : subit
TYPES_ORDRES_MISSIONS ||--o{ ORDRES_MISSIONS : typifie
USERS ||--o{ ORDRES_MISSIONS : initie
VEHICULES ||--o{ ORDRES_MISSIONS : mobilise
ORDRES_MISSIONS ||--o{ ORDRES_MISSIONS_DETAIL : contient
CHANTIERS }o--o{ ORDRES_MISSIONS_DETAIL : concerne
ORDRES_MISSIONS ||--o{ DEPENSES : rattache
CLIENTS ||--o{ CLIENTS_CONTACTS : possede
CLIENTS ||--o{ DEVIS_CLIENTS : recoit
DEVIS_CLIENTS ||--o{ COMMANDES_CLIENTS : convertit
CLIENTS ||--o{ FACTURES_CLIENTS : recoit
CHANTIERS ||--o{ FACTURES_CLIENTS : facture
CLIENTS ||--o{ PAIEMENTS_CLIENTS : regle
PAIEMENTS_CLIENTS ||--o{ PAIEMENTS_CLIENTS_FACTURES : affecte
FACTURES_CLIENTS ||--o{ PAIEMENTS_CLIENTS_FACTURES : solde
TYPES_CONTRATS_TRAVAIL ||--o{ CONTRATS_TRAVAIL : typifie
USERS ||--o{ CONTRATS_TRAVAIL : concerne
CONTRATS_TRAVAIL ||--o{ CONTRATS_TRAVAIL_RENOUVELLEMENTS : historise
Vue logique des nouvelles tables et des liens avec l'existant.
10.1 Dictionnaire synthétique
| Table | Clé métier | Commentaires |
|---|---|---|
| types_vehicules | libelle | Référentiel simple et administrable. |
| marques_vehicules | libelle | Référentiel simple et administrable. |
| vehicules | matricule, num_chassis | Entité centrale de la flotte. |
| vehicules_paiements_assurances | id_vehicule, date_fin | Support des alertes assurance. |
| vehicules_paiements_impots | id_vehicule, exercice | Historique fiscal par exercice. |
| vehicules_visites_techniques | id_vehicule, date_prochaine | Suivi de conformité réglementaire. |
| vehicules_reparations | id_vehicule, date_intervention | Maintenance corrective et préventive. |
| types_ordres_missions | libelle | Référentiel des catégories de mission. |
| ordres_missions | numero, id_user, id_vehicule | Entête métier de la demande. |
| ordres_missions_detail | id_ordre_mission, date_jour | Détail journalier des coûts prévus. |
| clients | code, raison_sociale | Base client centralisée dans Easy Pointage. |
| devis_clients | numero, id_client | Proposition commerciale avant commande. |
| commandes_clients | numero, id_client | Engagement formel du client. |
| factures_clients | numero, id_client, id_chantier | Revenu lié à un client et à un projet. |
| paiements_clients | id_client, date_paiement | Encaissements enregistrés. |
| paiements_clients_factures | id_paiement_client, id_facture_client | Répartition des règlements sur les factures. |
| types_contrats_travail | libelle | Référentiel des natures de contrat de travail. |
| contrats_travail | id_user, date_debut, date_fin | Contrat RH actif ou archivé d'un salarié. |
| contrats_travail_renouvellements | id_contrat_travail, date_renouvellement | Historique des prolongations et avenants. |
11. Reporting & alertes
11.1 Dashboards attendus
Reporting flotte
- Nombre de véhicules actifs, immobilisés, expirés administrativement.
- Vue des échéances assurance, impôt, visite technique.
- Coûts de réparation par véhicule, marque ou type.
- Suivi des véhicules équipés GPS ou non.
Reporting mission
- Montant prévu par mission et par jour.
- État des missions en attente, validées, signées, clôturées.
- Écart entre budget prévu et dépenses réellement saisies.
- Ventilation par conducteur, véhicule, chantier et type de mission.
Reporting CRM
- Chiffre d'affaires par client.
- Chiffre d'affaires par chantier et par période.
- Balance factures émises, encaissées et en retard.
- Bénéfice par projet et par client après déduction des coûts.
Reporting RH
- Nombre de contrats actifs par type.
- Liste des CDD proches de leur échéance.
- Taux de contrats à jour.
- Historique des renouvellements et fins de contrats.
11.2 Indicateurs CRM, rentabilité et RH
| Indicateur | Calcul cible | Lecture métier |
|---|---|---|
| Chiffre d'affaires par client | Somme des factures clients par client sur période | Identifier les comptes majeurs et la concentration du revenu. |
| Chiffre d'affaires par chantier | Somme des factures rattachées au chantier | Mesurer la production facturée par projet. |
| Bénéfice par projet | Facturation du chantier - dépenses chantier - dépenses mission - autres coûts affectés | Suivre la rentabilité réelle de chaque chantier. |
| Bénéfice par client | Somme des bénéfices des projets liés au client | Évaluer la valeur nette d'un client au-delà du seul chiffre d'affaires. |
| CDD à échéance | Nombre de CDD dont date_fin est dans la fenêtre d'alerte | Donner de la visibilité RH sur les contrats à traiter rapidement. |
11.3 Alarmes métier
| Alarme | Déclencheur | Action attendue |
|---|---|---|
| Échéance assurance | Fin proche ou dépassée | Signalement dashboard, liste filtrée, notification responsable flotte. |
| Visite technique dépassée | Date_prochaine dépassée | Blocage visuel fort et alerte prioritaire. |
| Maintenance récurrente | Prochaine date ou prochain kilométrage atteint | Préparer intervention et planification atelier / garage. |
| Ordre non signé | Mission validée sans document signé après délai défini | Relance pour archivage de la pièce officielle. |
| Facture en retard | Date d'échéance dépassée sans solde complet | Relance client et visibilité sur le risque de trésorerie. |
| Marge chantier faible | Bénéfice projet inférieur au seuil défini | Alerte pilotage pour arbitrage opérationnel ou commercial. |
| CDD proche échéance | Date_fin du contrat dans la fenêtre 30 jours ou 15 jours | Notification RH pour décision de renouvellement, fin ou transformation. |
| CDD expiré | Date_fin dépassée sans renouvellement validé | Alerte prioritaire et régularisation immédiate. |
12. Sécurité & workflow
12.1 Exigences de gestion
- Historiser les créations, modifications, validations et refus.
- Tracer quel utilisateur a ajouté une pièce justificative ou un document signé.
- Limiter les validations aux profils autorisés selon le workflow défini.
- Protéger les documents sensibles : carte grise, assurance, ordres signés.
- Tracer les émissions de devis, commandes, factures et les affectations de paiements.
- Restreindre l'accès aux données contractuelles RH aux profils habilités.
12.2 États de workflow recommandés
| Objet | États recommandés |
|---|---|
| Ordre de mission | brouillon, en_attente_validation, valide, refuse, imprime, signe, cloture |
| Véhicule | actif, indisponible, en_maintenance, archive |
| Échéance | a_jour, proche_echeance, echeance_depassee |
| Devis / commande / facture | brouillon, valide, envoye, confirme, facture, partiellement_regle, regle, annule |
| Contrat de travail | brouillon, actif, proche_echeance, expire, renouvelle, archive |
13. Phasage projet
| Phase | Contenu | Livrables |
|---|---|---|
| Phase 1 | Référentiels flotte, fiches véhicules, documents administratifs. | Types, marques, véhicules, pièces jointes. |
| Phase 2 | Assurances, impôts, visites techniques, réparations et alertes. | Historique, échéances, dashboard flotte. |
| Phase 3 | Ordres de mission, détail journalier, workflow validation, impression. | Formulaire complet et cycle de validation. |
| Phase 4 | Ajout document signé, lien dépenses, rapports croisés. | Rapprochement analytique et reporting consolidé. |
| Phase 5 | CRM client, devis, commandes, factures, paiements et reporting rentabilité. | Suivi commercial et financier complet relié aux chantiers. |
| Phase 6 | Contrats de travail, alertes CDD, renouvellements et dashboard RH. | Visibilité RH centralisée dans Easy Pointage. |
Ce découpage permet d'ajouter progressivement les modules dans Easy Pointage sans perturber l'existant, tout en donnant rapidement de la valeur sur le suivi de la flotte et sur la traçabilité des missions.
14. Conclusion
La solution proposée consiste à étendre Easy Pointage avec un module de gestion de flotte et un module d'ordres de mission totalement intégrés au système en place. Le résultat attendu est une plateforme unique capable de gérer les référentiels véhicules, les obligations administratives, la maintenance, la demande de caisse mission, la validation, l'impression, l'archivage signé, le CRM client, la facturation liée aux chantiers, les contrats de travail avec alarmes CDD et l'analyse croisée avec les dépenses.
Cette approche conserve la cohérence de l'écosystème existant, limite la duplication de données et renforce la qualité du pilotage opérationnel, administratif et financier autour des déplacements terrain.